Lựa chọn biểu đồ “chuẩn chỉnh” cho từng loại báo cáo trong Excel, thử ngay thôi!
Bạn muốn thể hiện những con số một cách trực quan hơn bằng những biểu đồ? Kỹ năng chọn biểu đồ trên Excel không hẳn là đơn giản nhưng cũng không quá khó nhằn nếu chúng ta thật sự hiểu đúng về nó cũng như thông điệp mà con số muốn mang đến.
Bằng một số gợi ý dưới đây, hy vọng các biểu đồ trong Excel sẽ không thể làm chúng ta lẫn các bạn nhân viên học vụ mất nhiều thời gian phân vân nữa, thay vào đó có thể ngay lập tức bắt tay vào chuẩn bị một bài báo cáo “chuẩn chỉnh” và chuyên sâu.
1. Biểu đồ cột:
Biểu đồ hình cột (Column chart) hoặc biểu đồ thanh ngang (Bar chart) có ưu điểm lớn là bạn có thể ngay lập tức so sánh được về độ cao hay độ lớn của các cột với nhau.
Do đó mục đích chính của dạng biểu đồ này là dùng để so sánh các chỉ tiêu, đánh giá tổng quan, mang tính chất xếp thứ hạng.
Biểu đồ này thường có 2 trục:
– Trục tung (trục đứng): trục tung thường thể hiện độ lớn của các con số (số lượng, số tiền…). Dữ liệu thường ở dạng Number.
– Trục hoành (trục ngang): trục hoành thường thể hiện các chỉ tiêu (như các năm, các nhóm, category…). Dữ liệu thường ở dạng Text.
Chú ý: với biểu đồ thanh ngang (Bar chart), các trục sẽ ngược với biểu đồ hình cột.
2. Biểu đồ đường thẳng/vùng:
Biểu đồ này thường gắn với 1 quá trình diễn ra liên tục. Do đó nó thường dùng để mô tả diễn biến theo thời gian của 1 đối tượng.
Căn cứ vào những biến động này, chúng ta có thể đánh giá được trên cả 1 quá trình và dự đoán xu hướng tiếp theo.
Với vị trí nhân viên học vụ, bạn có thể theo dõi kết quả của các nhóm học sinh hay một học sinh riêng lẻ thông qua biểu đồ này.
Biểu đồ này thường có 2 trục:
– Trục tung (trục đứng): biểu thị độ lớn của vị trí các đỉnh, đáy trên đường kẻ. Dữ liệu thường ở dạng Number.
– Trục hoành (trục ngang): thời gian có tính chất liên tục như các tháng trong 1 năm, các ngày trong 1 tháng. Dữ liệu thường ở dạng Number hoặc Date.
Chú ý:
Biểu đồ đường thẳng (Line) chú trọng vào hình dáng đường kẻ lên, xuống và các vị trí đỉnh, đáy của đường kẻ.
Biểu đồ vùng (Area) chú trọng vào cả không gian bên dưới các đỉnh, đáy, mang yếu tố đánh giá phần không gian được lấp đầy bởi biểu đồ.
3. Biểu đồ tròn:
Biểu đồ hình tròn (Pie) luôn gắn với tỷ lệ phần trăm. Cả 1 đường tròn là 100% và từng phần, từng miếng trên hình tròn sẽ chiếm tỷ lệ bao nhiêu trong tổng số 100% đó.
Mục đích của biểu đồ này dùng để so sánh tỷ lệ % giữa các thành phần với nhau, hoặc của 1 thành phần với tổng số.
Lấy ví dụ với trường hợp của các bạn nhân viên học vụ, dạng biểu đồ này có thể sử dụng để so sánh và đánh giá điểm số của một lớp học, tỉ lệ học sinh đạt điểm giỏi là bao nhiêu phần trăm và giá trị tương ứng của điểm khá và trung bình là bao nhiêu.
Chú ý:
Nếu bảng dữ liệu dùng để vẽ biểu đồ hình tròn là các con số chưa được tính ra tỉ lệ %, Excel sẽ tự động tính và quy đổi chúng theo giá trị này.
Nắm chắc các trường hợp sử dụng cụ thể cho từng biểu đồ và mục đích truyền tải của mình, không chỉ những nhân viên học vụ, mà tất cả chúng ta cũng sẽ nhanh chóng vận dụng được chúng một cách nhuần nhuyễn để có thể hoàn thành bài báo cáo một cách chỉn chu nhất trong mọi trường hợp, đồng thời truyền đạt rõ ràng cũng như đưa ra kết luận chính xác và thuyết phục.
Bài viết đọc thêm:
- Kế hoạch “tăng năng suất” sau kỳ nghỉ Tết
- Mách nhân viên học vụ 3 cách để sử dụng Outlook thật chuyên nghiệp!
- 4 cách cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề dành cho nhân viên học vụ
| EMG Education là một trong những tổ chức giáo dục tư nhân lớn nhất Việt Nam với sứ mệnh mang đến cho người học cơ hội và hành trang để gặt hái thành công trên trường thế giới. Với các giải pháp sáng tạo và không ngừng ứng dụng công nghệ tiên tiến, EMG Education luôn tiên phong trong việc cung cấp đa dạng các chương trình học, tài liệu học thuật chuẩn quốc tế (nổi bật là chương trình Tiếng Anh Tích hợp, Tin học quốc tế ICDL) và là đơn vị tổ chức thi các chứng chỉ được công nhận toàn cầu như American College Testing (ACT), Pearson Edexcel iPLSC & International GCSE, earson Tests of English. EMG Education luôn mở ra nhiều cơ hội việc làm hấp dẫn dành cho các bạn có tinh thần học hỏi, giàu lòng nhiệt huyết và có định hướng nghề nghiệp trong lĩnh vực giáo dục. Để ứng tuyển vào vị trí Nhân viên học vụ. Các bạn đọc thêm phần mô tả công việc và gửi CV tại: https://teach.emg.vn/recruitment-academic-coordinators/ |
